Kan je aantonen dat je in een kalenderjaar niet meer dan 500 kilometer privé rijdt in een auto van de zaak, bijvoorbeeld door middel van een nauwkeurige rittenregistratie? Als dat het geval is, zal uw werkgever geen bedrag bij uw loon optellen voor het voordeel van privégebruik. Je zal dan geen bijtelling hebben en dus geen belasting betalen over het voordeel van het privégebruik. Voorwaarde om hiervan te profiteren is wel dat je een 'Verklaring geen privégebruik auto' aanvraagt. Hoe je dat doet en wat zo'n verklaring precies inhoudt, ontdek je in dit blog. Een 'verklaring geen privégebruik auto' geldt voor onbepaalde tijd, wel moeten wijzigingen van bijvoorbeeld kenteken tijdig worden doorgegeven bij de Belastingdienst. Je kan de Verklaring geen privégebruik auto online invullen via de Belastingdienst-website. Voor deze aanvraag heb je een DigiD nodig. Als je al een dergelijke verklaring hebt, hoef je deze niet opnieuw aan te vragen, aangezien deze onbeperkt geldig is en geldig blijft als je van auto of werkgever wisselt. Een 'verklaring geen privégebruik auto' geldt voor onbepaalde tijd, wel moeten wijzigingen van bijvoorbeeld kenteken tijdig worden doorgegeven bij de Belastingdienst. De ‘Verklaring geen privégebruik auto’ zelf geldt niet als bewijs bij de Belastingdienst. Deze verklaring is dus niet voldoende om bijtelling en boetes te voorkomen. Daarvoor is een sluitende rittenregistratie noodzakelijk. Het systeem van RouteVision heeft het keurmerk RitRegistratieSystemen en is dus volgens de Belastingdienst een sluitende rittenregistratie. Hoe je bepaalt of je niet meer dan 500 kilometer privé rijdt, hangt af van jouw specifieke situatie: 1. Je hebt de auto van uw werkgever gedurende het hele jaar: In dit geval is de berekening eenvoudig: het aantal privékilometers is gelijk aan het aantal privékilometers dat je gedurende het kalenderjaar met de auto van de zaak hebt gereden. 2. Je hebt de auto van uw werkgever niet gedurende het hele jaar: Indien je de auto niet het gehele jaar ter beschikking heeft, mag je minder dan 500 privékilometers rijden. Het aantal van 500 kilometer geldt alleen als je gedurende het hele jaar een auto van de zaak heeft gehad. Als je de auto slechts een deel van het jaar hebt, dien je te berekenen hoeveel kilometers je in die periode maximaal privé mag rijden, zodat dit omgerekend naar een kalenderjaar niet meer dan 500 kilometer privé is..jpg?width=498&height=311&name=pexels-screen-post-12561397%20(1).jpg "Verklaring geen privégebruik auto | RouteVision (1)")
Hoe de 'Verklaring geen privégebruik auto' aanvragen
Zó achterhaal je of je onder de kilometergrens zit
- Voorbeeld: Stel dat je van 1 januari tot en met 31 maart een auto van je werkgever hebt, wat neerkomt op drie van de twaalf maanden. In deze drie maanden mag je maximaal 3/12 x 500 = 125 kilometer privé rijden, omdat dit omgerekend 500 kilometers per kalenderjaar is. Als je verwacht dat je in die drie maanden minder dan 125 privékilometers zult rijden, kan je een Verklaring geen privégebruik auto aanvragen.
3. Je krijgt gedurende het jaar een andere auto van je werkgever:
- Voorbeeld 1: Als je een auto van je werkgever hebt met een Verklaring geen privégebruik auto en je rijdt van 1 januari tot en met 31 oktober 440 privékilometers. Op 1 november krijg je een andere auto van je werkgever. Met deze auto mag je nog maximaal 60 privékilometers rijden. Als je meer rijdt, moet je de verklaring intrekken en ontvang je een naheffingsaanslag voor het voordeel van het privégebruik van beide auto's gedurende de periode waarin je werkgever niet bijtelde.
- Voorbeeld 2: Stel dat je een auto van je werkgever hebt en een Verklaring geen privégebruik auto. Met deze auto, die we auto A noemen, heb je halverwege augustus al 550 privékilometers gereden. Je moet dan de verklaring intrekken. Vanaf dat moment zal je werkgever een bedrag bij je loon optellen voor het voordeel van privégebruik. Je ontvangt een naheffingsaanslag voor de periode waarin je werkgever niet bijtelde. Op 1 november krijg je een andere auto van je werkgever, auto B. Met auto B rijd je niet privé. Echter, omdat je in hetzelfde kalenderjaar al meer dan 500 privékilometers hebt gereden met auto A, kan je voor dat lopende jaar geen nieuwe Verklaring geen privégebruik auto aanvragen. Je werkgever zal ook voor auto B een bijtelling toepassen. Als je verwacht dat je met auto B in het nieuwe kalenderjaar ook niet privé gaat rijden, kan je vanaf dat moment weer een Verklaring geen privégebruik auto aanvragen.
- Voorbeeld:Laten we zeggen dat je gedurende het hele jaar twee auto's van je werkgever tegelijkertijd hebt, auto A en auto B, en je beschikt over een Verklaring geen privégebruik auto. Omgerekend naar een kalenderjaar rijd je met auto A 510 privékilometers en met auto B 325 privékilometers. Als je kunt aantonen dat je met auto B niet meer dan 500 privékilometers rijdt, geldt de verklaring alleen voor auto B. Voor auto A zal je werkgever bijtellen.
- Voorbeeld: Stel dat je vanaf 1 januari een auto van werkgever A hebt met een Verklaring geen privégebruik auto. Op 1 juli moet je deze auto inleveren. Je hebt tot 1 juli 350 privékilometers gereden. Dit komt omgerekend naar een heel kalenderjaar neer op 700 privékilometers (12/6 x 350). Je moet de verklaring daarom direct intrekken en krijgt een naheffingsaanslag voor het voordeel van het privégebruik over de periode van januari tot en met juni.
Vanaf 1 oktober heb je een nieuwe werkgever, werkgever B, die je ook een auto ter beschikking stelt. Je kan dan opnieuw een Verklaring geen privégebruik auto aanvragen, omdat de privékilometers die je met de auto van werkgever A hebt gereden niet meetellen voor de auto van werkgever B. Je kan dan berekenen hoeveel privékilometers je tot 31 december maximaal mag rijden, namelijk 3/12 x 500 = 125 privékilometers.
Kilometers bijhouden voor een verklaring geen privégebruik auto
Om de Belastingdienst ervan te overtuigen dat je niet meer dan 500 privékilometers per jaar rijd, moet je overtuigend bewijs aanleveren. Het bewijs dat je aan moet aanleveren noemen we een rittenregistratie. Aan deze rittenregistratie zitten een aantal eisen van de Belastingdienst verbonden. Indit artikellees je alles over de eisen die de Belastingdienst hiervoor stelt.
Er zijn verschillende manieren hoe je deze kilometerregistratie kunt bijhouden. Je kunt alles handmatig bijhouden. Een groot nadeel hiervan is dat het erg veel tijd in beslag neemt. Dit is kostbare tijd, tijd die je beter in uw onderneming kunt stoppen. Een andere - gebruiksvriendelijkere en efficiëntere - optie voor het bijhouden van je rittenregistratie is het aanschaffen van een automatisch rittenregistratiesysteem. Het systeem van RouteVision bijvoorbeeld. Zo'n systeem houdt alle gegevens van je ritten automatisch bij. Hierdoor bespaar je tijd én weet je zeker dat je geen foutjes maakt. 
Alleen een verklaring geen privégebruik auto is niet voldoende
Een 'verklaring geen privégebruik auto' geldt voor onbepaalde tijd, wel moeten wijzigingen van bijvoorbeeld kenteken tijdig worden doorgegeven bij de Belastingdienst. De ‘Verklaring geen privégebruik auto’ kun je aanvragen op de site van de Belastingdienst. De ‘Verklaring geen privégebruik auto’ zelf geldt niet als bewijs bij de Belastingdienst. Deze verklaring is dus niet voldoende om bijtelling en boetes te voorkomen. Daarvoor is een sluitende rittenregistratie noodzakelijk. Het systeem van RouteVision heeft het keurmerk RitRegistratieSystemen en is dus volgens de Belastingdienst een sluitende rittenregistratie.
Zó wordt de boete berekend
Bij een bestelauto zonder rittenregistratie wordt vaak een naheffing over 5 jaar opgelegd, als er 5 jaar in de auto is gereden. Hierbij moet er 22% bijtelling (berekend over de cataloguswaarde van het voertuig) per jaar terugbetaald worden. Het uiteindelijke bedrag dat u moet betalen ligt aan welk inkomstenbelastingtarief je betaalt.
Als de cataloguswaarde van het voertuig €25.000 is, dan wordt de naheffingsaanslag bij 22% bijtelling en een gemiddeld inkomstenbelastingtarief van 37,35% €10.271. Dit bedrag moet je aan naheffing betalen. Hier overheen moet er ook nog een boete betaald worden van tussen de 25% en 100% van de naheffing, het percentage dat je moet betalen voor deze boete is afhankelijk van de situatie.
Oplossing voor een altijd kloppende rittenregistratie
Voor een goedekilometerregistratie, zoals die van RouteVisionwordt er een ‘Black box’ in je auto geïnstalleerd die automatisch alle ritten bijhoudt. Met deze automatische rittenregistratie hoef je zelf niets meer te doen. Je hoeft dus geen extra tijd meer vrij te maken voor het handmatig invoeren van de ritten die je elke dag rijdt en daarmee voorkom je fouten. Onze systemen voldoen aan alle eisen van de Belastingdienst en beschikken over het Keurmerk RitRegistratieSystemen. Zo ben je gegarandeerd van een altijd kloppende rittenregistratie.
As an expert in tax compliance and vehicle usage regulations, I can attest to the critical importance of maintaining accurate records when it comes to the tax implications of using a company car for personal purposes. In the provided article, the focus is on the Dutch tax system, specifically addressing the issue of demonstrating that you have not exceeded 500 kilometers of private usage in a company car within a calendar year.
First and foremost, it is emphasized that a 'Verklaring geen privégebruik auto' (Statement of No Private Usage of the Car) is a prerequisite to benefit from the exemption of private usage tax. This declaration is valid indefinitely but requires timely updates for changes such as license plate numbers. However, it's crucial to note that this statement alone is insufficient as proof for the tax authorities. A comprehensive and accurate travel log or rittenregistratie is essential to avoid additional taxation and penalties.
The article outlines different scenarios and calculations for individuals who have the company car for the entire year, a part of the year, or switch cars during the calendar year. For each scenario, the calculation of private kilometers is explained, stressing the need to stay below the 500-kilometer limit for a calendar year.
Notably, the article provides clear examples illustrating how changes in employment or vehicle replacement can impact the calculation of private kilometers. It distinguishes between scenarios where a single car or multiple cars are provided by the employer concurrently.
Furthermore, it underlines the importance of transitioning between employers during the calendar year, as the private kilometers driven with the previous employer's car do not carry over to the new employer. This allows individuals to restart their calculation of private kilometers on a calendar-year basis.
The article concludes by emphasizing the necessity of maintaining a meticulous rittenregistratie, or travel log, to convince the tax authorities that the 500-kilometer limit has not been exceeded. While a 'Verklaring geen privégebruik auto' is a prerequisite, it is reiterated that it is not sufficient evidence on its own. To streamline the process and ensure accuracy, the article recommends using automatic rittenregistratiesystemen, such as the one provided by RouteVision, which has received certification from the tax authorities.
In summary, the article provides a comprehensive guide to navigating the complexities of Dutch tax regulations related to private usage of company cars, highlighting the importance of accurate record-keeping and the need for a reliable rittenregistratiesysteem to avoid tax implications and penalties.
